SISTEMA LOGÍSTICO EN EL SUBPROCESO DE APROVISIONAMIENTO.

PLAN DE GESTIÓN DE COMPRAS
Componente	Descripción
Empresa	DULCE DEL DÍA
Título del Proyecto	Gestión logística en la empresa DULCE DEL DÍA
Responsable Implementación	Nombre:	Director Comercial y Director de Producción
Acciones para Gestionar las compras	Proceso de Planificar las compras: §  Luego de tener los pedidos y de haber recibido las órdenes de compra de los diferentes clientes, se clasifica de acuerdo al tiempo de entrega y de acuerdo a las especificaciones particulares entregadas por los clientes. §  DULCE DEL DIA, tiene un departamento de compras, en donde todos los procesos de Planificar, Ejecutar, administrar y cerrar las compras de los insumos, es realizado por personal especialista. §  La Gerencia del Producción entregará al departamento de Compras las cantidades, especificaciones de los insumos a adquirir, de los productores de caña del municipio Guaduas y Caparrapí. La empresa DULCE DEL DIA, escogerá la mejor opción técnica-económica de esta lista. §  La empresa DULCE DEL DIA, ya tiene un plan de gestión de compras aprobada. §  La transformación de la caña a panela, es un trabajo muy técnico, por lo anterior La empresa DULCE DEL DIA, ha elaborado con detalle la documentación para las compras. Proceso de Ejecutar compras: §   Ya se tienen los proveedores de insumos mayores (caña). §  Se escogerán entre proveedores locales que La empresa DULCE DEL DIA ya tiene homologado en sus listas de proveedores, para los materiales adicionales o insumos que sean necesarios. §  Se invitaran principalmente a los de los productores de caña del municipio Guaduas y Caparrapí para que presentes sus ofertas. §  Se invitaran los productores de caña de las regiones o departamentos aledaños a Cundinamarca. §  Se dará la buena pro al ganador y se firmara un contrato en el cual se deberá enunciar las entregas de la materia prima, cronogramas, responsabilidades, criterios de pago, precios, garantías, etc. Proceso de Administrar las compras §  De acuerdo a los cronogramas de entrega, se evalúa si los entregables (pedidos) están de acuerdo al contrato, se realizaran los pagos respectivos, etc. §  En caso de reclamos, nos referiremos al contrato firmado y lo que indica en estos casos. §  Finalmente el proveedor deberá entregar junto con el insumo un “Data Sheet” que es un documento en donde están todos los documentos técnicos, inspecciones, revisiones de calidad y todo lo necesario para hacer un seguimiento a la materia prima en caso de problemas en el futuro. Proceso de Cierre de las Compras §  Este es un proceso interno entre el proveedor y la empresa DULCE DEL DIA, se controlara todo los insumos entregados con su información técnica económica necesaria, y se establecerán los mecanismos de entrega final con el departamento de producción, en donde el proveedor está atento en caso de que exista problemas de garantía en sus insumos durante la etapa de Transformación.
Tipos de Contratos a utilizar	·          Se realizará un contrato de precio fijo más honorarios con el departamento de servicios interno de la empresa quienes supervisarán y apoyarán con sus experiencias al equipo de producción cuando se presenten problemas técnicos durante la transformación, almacenamiento de la panela. ·         Se realizaran contratos de precio fijo con los proveedores que se encargarán del suministro de los insumos. En conclusión basados en las especificaciones técnicas de producción de la panela y dependiendo de la magnitud, la complejidad de la compras que se requieran realizar se escogerá el tipo de contrato idóneo para tal fin.
Estimaciones Independientes	·           Será necesario realizar una analogía entre los precios obtenidos en las diferentes ofertas comparado con la información histórica de los precios obtenidos para el insumo de la caña panelera de proyectos similares, pero solo se revisarán los archivos de los contratos ejecutados en el último año.
Responsables de Estimaciones Independientes	El gerente de la empresa y el director Comercial serán los responsables de elaborar un documento de referencia para las estimaciones independientes.
Documentos de Compras estandarizados	·           Una vez aprobado los pedidos, el coordinador técnico elaborará especificaciones técnicas que se utilizarán. ·           El Departamento de compras de empresa DULCE DEL DIA, en sus procedimientos internos, ya tiene un documento estándar en donde se reflejaran las propuestas de los proveedores, se tiene formatos para resúmenes, controles de avance de compras.
Gestión de múltiples proveedores	Para la compra de insumos se seguirán las políticas de la empresa, es decir, se solicitaran 3 ofertas por cada uno de ellos; se escogerá la que propuesta que cumpla con los siguientes parámetros: ·         Especificaciones técnicas. ·         Mejor Calidad ·         Mejor Costo. ·         Mejor Tiempo de Entrega
Coordinación de compras con otras áreas del proyecto	La empresa DULCE DEL DIA será el encargado de contratar todos los materiales e insumos de origen local, quien ejecutará la transformación de la caña en panela.
Asunciones	·         No se tendrán dificultades para la obtención de las licencias necesarias para el transporte de la materia prima. ·         Los tiempos de entrega de los insumos deben estar de acuerdo con la programación para que se pueda dar inicio a la producción. ·         Ningún equipo sufrirá daño durante la transformación, permitiendo así su inmediata producción. ·         Los proveedores de caña mayores suministraran personal supervisor para garantizar el suministro y el inicio del plazo de garantía del mismo.
Restricciones	·           En la pos cosecha la caña se selecciona por el grado de madurez, se almacena en enramada durante poco tiempo, máximo 5 días (ya que si se almacena más de 8 días se presentan pérdidas), para luego ser transformada fundamentalmente en panela. ·           La compra de materiales e insumos no deberá superar el 5 % del valor presupuestado para dicha actividad. ·           Solo se comprara materia prima entre los proveedores que fueron indicados en nuestro contrato principal. ·           Para materiales o equipos menores, todos deberán tener un sello de garantía.
Decisiones de Fabricación Propia o Compra	La empresa DULCE DEL DIA no produce ningún insumo, solo produce y comercializa panela. Por este motivo, se deben comprar la materia prima y otros insumos menores.
EDT del Contrato (Desarrollo del  Ítem Compra y logística para mayor insumo - caña)	Invitación a Ofertar
	Solicitud de Ofertas
	Recepción y Evaluación de ofertas
	Orden de compra
	Recogida de caña
	Inspección y visto bueno en campo
	Transporte insumo a planta de producción
	Llegada del insumo a planta de producción
Vendedores precalificados	Los proveedores se tomaran de la base de datos existente en la compañía, que son las compañías que ya tenemos homologadas.
Métricas	Las métricas serán de acuerdo al insumo a suministrar, por lo que esto variara:  kilogramos, toneladas, etc.

GESTION DE PROVEEDORES

1.      Selección de proveedores

La empresa debe crear una evaluación cualitativa y cuantitativa de proveedores que dará la información necesaria para poder realizar la adecuada selección del mismo.

Recursos: Recurso humano

Limitaciones: Déficit en la investigación y levantamiento de información

Responsables: Producción, Gerente, Comercial

2.      Evaluación de  Proveedores

La empresa deberá hacer seguimientos a las relaciones con los proveedores para determinar si se negociara de nuevo con ellos o en caso contrario se prefiere cambiar del mismo.

Se debe realizar una encuesta con el mismo personal que tiene contacto con la empresa en el inicio como al fin de la entrega del producto.

Recursos: Humano, Tecnológicos

Limitaciones:

·         Los proveedores no cumplen con lo pactado en cuanto a producto, calidad.

·         No se cuenta con formatos para diligenciamiento de conceptos

·         Baja capacidad de producción de caña.                     

·         Demora en los tiempos de entrega de los insumos.                          

·         Incumplimiento y baja calidad del producto.

Estrategias:

·         Realizar Estudio agrícola y económico del sector producto de caña.

·          Caracterización de la cadena de abastecimiento de caña.                           

·         Levantamiento de información a través de encuestas a los productores.

Responsables: Producción, Gerente, Comercial.

GESTIÓN DE STOCK.

1.      Revisión de Inventarios

 La empresa DULCE DEL DÍA debe realizar reuniones para hacer las previsiones de la demanda para poder determinar el nivel de stock que se debe manejar en la empresa y que este pueda relacionarse con la producción.

Recursos: Humano, Técnico

Limitaciones:

·         Datos desordenados en producción

·         Perdidas por exceder el límite de tiempo en almacenamiento

·         No hay información base como ventas.

Responsables: Producción, Comercial

2.      Análisis del comportamiento del stock:

La empresa debe determinar variaciones y comportamiento de stock de la empresa para poder implantar un buen sistema de inventario que permita tener almacenada la cantidad adecuada.

Recursos: Humano 

Limitaciones:

·         Falta de personal para hacer la gestión

Responsables: Producción, Comercial.

3.      Control del stock

Estudio de la producción para la determinación de la mejor manera del sistema de inventario para control

Recursos: Humano, Técnico, Informático.

Responsables: Producción, Comercial, Gerente, Financiero.

4.      Garantizar el abastecimiento de insumos para la producción

Almacenar enramada durante poco tiempo, máximo 5 días (ya que si se almacena más de 8 días se presentan pérdidas), para luego ser transformada fundamentalmente en panela. Selección de caña por el grado de madurez / rotación de insumos.

Recursos: Humanos, Tecnológicos, Instalaciones físicas, Actas para el manejo de insumos.

Limitaciones: 

·         Insuficiencia de espacio en bodegas o enramadas.

·         Demora en la transformación de la caña.

·         Insuficiencia logística en la recepción

Estrategias:

·         Garantizar Tiempo máximo de almacenamiento 5 días.  

·         Garantizar el abastecimiento durante todos los meses del año.

Responsables: Director de producción.