SISTEMA LOGÍSTICO EN EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN

Para Implementar un sistema logístico en la empresa Dulce del Día es necesario plantear el proceso de Distribución a fin de lograr una mayor efectividad en la entrega del producto terminado  hacia los clientes nacionales e internacionales por lo cual es necesario tener presente lo siguiente:

1.      Identificar las necesidades de la empresa

·    Vender su producto al cabo de seis meses en almacenes de cadena ubicados en municipios de Cundinamarca.

·         Cubrir el 20% de la demanda insatisfecha de este producto (panela), en los municipios de Villeta, Funza y la ciudad de Bogotá.

·         Incrementar la participación dentro del mercado en la ciudad de Bogotá en un 5%.

GESTIÓN DE DISTRIBUCIÓN

A continuación enunciamos las acciones en cada uno de los procesos de distribución:

Administración Gerencial – Distribución De La Panela

Se determinó el grado de conocimiento y aplicación de los procesos gerenciales básicos en la empresa DULCE, en cuanto a: planificación, organización, dirección y control, para mejorar el desempeño eficiente y eficaz de las empresas paneleras.

Planeación: Los gerentes de la empresa DULCE, realizan actividades de planificación como: aprovisionamiento de materia prima, proceso de molienda y mercadeo del producto; se aplica es una planificación activa, donde se manifiesta la actividad a realizar, con cuantificación de resultados. El 90% de los empresarios formulan objetivos, metas, estrategias y aplican métodos de seguimiento, evaluación y control en el proceso, lo que indica una fortaleza para la planificación.

Organización: La empresa DULCE posee una estructura organizacional definida. La empresa cuenta con manuales de normas de procedimientos y descripción de cargos. La distribución de tareas y cargos se realiza de forma organizacional, se cuenta con un gerente de producción realizando actividades específicas como supervisión de procesos en la fabricación de la panela, aprovisionamiento de materia prima, manejo del transporte, entre otras, mientras que la función administrativa como compras, pagos y mercadeo del producto es realizada por el Jefe de distribución.

Dirección: La empresa DULCE cuenta con políticas de motivación hacia el personal, dentro de sus políticas se otorga bonos de producción al final del año. También cuenta con políticas para el cumplimiento de las normas de higiene y seguridad industrial. En el proceso de dirección, se practican tutorías, estímulos, inducción y seguimiento al personal, debido a que en esta agroindustria el ausentismo y la rotación del personal es alto.

Control: La empresa DULCE DEL DIA productora de panela lleva controles económicos, de personal y de producción; los cuales realizan informes semanal, mensual, por jornada o trimestralmente; asimismo, se supervisan las tareas durante la jornada de trabajo, adicionalmente se cuenta con registros escritos que permitan la retroalimentación del sistema. Se utiliza métodos efectivos de control en relación a finanzas, ventas, gastos, producción y calidad.

La situación anteriormente señalada tiende a generar una alta capacidad gerencial, constituyéndose en una ventaja para la comercialización del producto.

1.      Proceso de Distribución

A continuación se presentan unos ítems donde se muestra el sistema de empaque y distribución de la panela a nivel nacional y de exportación, donde se explica cada punto, dando una aclaración sobre el producto para ser comercializado.

1.1. Empaque y embalaje para la distribución a nivel nacional

El Proceso de empaque de la panela depende de su destino final, uno es el mercado local, como los mayoristas, micro mercado, almacenes de cadena, tiendas y supermercados.

La panela es almacenada en bolsas de papel, donde se ubican las panelas hasta completar un peso aproximado de 24 Kg donde finalmente es asegurada con cabuya para evitar que la bolsa quede suelta. Este tipo de presentación es conocido como una paca de panela (envoltura en papel Kraft).

El principal inconveniente que tiene este sistema de almacenamiento es que la panela queda muy propensa a deteriorarse por golpes o efecto de la lluvia pues aunque este empaque cumple con uno de los tres requisitos (contener) para poder ser denominado empaque no ofrece para nada protección ante daños mecánicos ni mucho menos informa acerca de su origen y producción.

1.2. Empaque y embalaje para la distribución a nivel Internacional

La panela de exportación tiene más trabajo en cuanto a la parte de empacado. La panela es empacada en bolsas de poliolefina de forma individual donde posteriormente son selladas por acción de la máquina de sellado, una vez selladas las bolsas, estas son introducidas al túnel de termoencogido donde por acción del calor el empaque se contrae o mejor adhiere y toma la forma del producto que contiene, de esta forma se puede empacar la panela de forma cuadrada, redonda, pastilla.

Luego de este proceso, la panela que queda rotulada con papel adhesivo que contiene el nombre de la panela y todo lo relacionado con la envoltura (registro INVIMA, nombre de quien distribuye, lugar de origen, composición química del producto, fecha de vencimiento, teléfono y lugar de la planta para pedidos, entre otras características que se ve en cualquier empaque de producto).

Finalmente, una vez la panela es empacada y termo encogida es embalada en las cajas de cartón corrugado las cuales tienen capacidad de almacenamiento de 24 Kg de panela redonda de 1000g empacados de a 24 unidades por caja e igualmente para los otros dos productos de panela cuadrada y pastilla.

2.      Empaque y Almacenamiento de la Panela

Los materiales plásticos termoencogibles y las láminas de aluminio plastificado son ideales para almacenar la panela durante largos periodos, sin que se modifique sus características organolépticas que son el conjunto de las características físicas que tiene la materia en general, según las pueden percibir nuestros sentidos, como por ejemplo su sabor, textura, olor, color. La panela en bloques se puede empacar en costales, cartón y plástico termoencogibles. El más recomendado es el cartón, por cumplir su misión de aislar el producto evitando que absorba humedad y, además, es reciclable.

3.      Principales materiales utilizados en el proceso de la panela

Los materiales a utilizar por la empresa DULCE DEL DIA para este fin son el cartón corrugado, el papel y los plásticos; pero por protección (especialmente contra las fracturas del producto) y facilidad de manipulación y almacenamiento, el primero de estos dos materiales es el más ampliamente difundido y recomendable.

3.1. Empaques de cartón corrugado.

El cartón corrugado a utilizar es un material usado para la fabricación de las cajas está compuesto por tres elementos: dos caras de cartón plano o liners y un núcleo ondulado que las separa, denominado corrugado medio. Una de estas caras conforma el exterior de la caja y sobre su superficie plana y rígida se imprime, con diferentes técnicas, estilos y colores, la identificación del producto que contiene; la otra, forma el interior de la caja.

3.2. Empaques de material termoencogibles.

Este material que entran en contacto directo con la panela, la protegen de contaminación por manipulación y de hidratación de la misma dada su higroscopicidad o tendencia a ganar o ceder humedad, según el medio en el que se encuentre. Para la producción de empaques termoencogibles se emplean materiales atóxicos e incombustibles basados en un factor de memoria que tienen las películas plásticas, que al producirlas son modificadas mediante estiramiento y al pasar por una fuente de aire caliente se ablandan y tienden a recuperar su forma inicial, haciendo que se contraigan o encojan. Existen las siguientes formas de éste:

-      Banda: Se emplea una funda o tubular cortada de acuerdo con las dimensiones del producto o productos a empacar.

-       Banda sellada: Es una modificación de la anterior, pero para obtener un mejor efecto de sello, se cierra uno de los extremos en forma recta o de trapecio para eliminar las orejas que deja el material sellado sobre objetos con extremos en ángulo recto, como es el caso de la panela cuadrada o rectangular.

Para el encogimiento de la banda se requiere una fuente de calor, ya sea túnel, resistencia de aro, resistencia de base, pistola de aire caliente, seleccionada de acuerdo con las necesidades y posibilidades del productor.

4.      Esquema del empaque y embalaje para la comercialización de la panela.

5.      Transporte a nivel Nacional

El transporte del producto terminado panela es asumido por la empresa DULCE, con predominio del automotor en un 95% mediante camiones doble troques con capacidad de 17 toneladas que puedan transitar por bascula en las vías de Colombia, pagando en la mayoría de los casos, flete por este servicio. En los municipios aledaños a Villeta, Funza (zonas alta y media, respectivamente), el 5% realiza esta actividad con animales de carga. Para la publicidad del producto El 60% de los productores paneleros poseen vehículo, sin embargo solo el 40% lo utilizan en el proceso de mercadeo.

6.      Transporte a nivel internacional

El transporte del producto terminado para ser enviado a Estados unidos será estibado y cargado en 1 contenedor de 40 pies y transportarlo por medio marítimo en barco saliendo desde el puerto de Mamonal Cartagena hasta el puerto en estados Unidos.

Inicialmente se tiene contemplado enviar 416 cajas de panelas para cumplir con los pedidos actuales de los clientes.

Para esta comercialización es necesario conocer las normatividad vigente internacional de sanidad y los otros requerimientos exigidos por estados unidos para el ingreso del producto.

La empresa DULCE debe conocer los términos INCOTERM para la negociación del producto terminado con el comprador de estados unidos y tener claro los aspectos comerciales acordados.

7.      Comercialización

Para el proceso de comercialización de la panela en Bogotá y en sus municipios aledaños, se dan las mismas relaciones institucionales que ocurren con cualquier rubro agrícola; de esta manera el primer participante de la cadena lo constituye el empresario panelero, quien destina el producto principalmente al camionero, los mayoristas ubicados tanto en el ámbito local como nacional, concentran la producción proveniente principalmente del camionero, de allí se destina a detallistas tradicionales y organizados como es el caso de los micro mercados, supermercados, entre otros, los cuales también se abastecen directamente del productor de panela.

La empresa DULCE DEL DIA vende la panela sobre pedidos de clientes mayoristas que hacen parte del proceso de distribución, no obstante el mayor porcentaje de éstos se concentra en Bogotá ciudad capital, encontrándose que, sólo el 12% de los paneleros ubicados en la zona de Funza,  donde se concentra la menor oferta del producto, participa en la comercialización. Los que distribuyen directamente, utilizan diferentes modalidades y combinaciones de venta tales como: el 15% a pequeñas y medianas empresas transformadoras, ubicadas en la ciudad como: panaderías, pastelerías, el 12% a mayoristas ubicados tanto en el ámbito local como nacional, el 31% a detallistas, de los cuales un 8% corresponde a detallistas organizados como los micro mercados, supermercados, entre otros y el resto a detallistas tradicionales, el 19% vende directamente al consumidor final.

8.      Esquema de Distribución de la panela

La distribución se realiza de acuerdo al siguiente esquema Productor – Distribuidor – Consumidor, como se muestra a continuación:

9.      Actores presentes en la panela

La Cadena productiva y de distribución de la panela está compuesta por diversos actores privados y públicos, y eslabones productivos y comerciales.

9.1. A nivel Nacional

Los actores directos son los productores de caña panelera, los procesadores de caña o beneficiados de la caña panelera (trapiches) y los intermediarios del sistema de transporte que se encargan de la exportación de la panela.

Los eslabones comerciales de la Cadena están constituidos por mercados mayoristas locales, municipales y regionales, cuyos agentes directos son comerciantes mayoristas; ellos despachan a las centrales de abastecimientos, plazas mayoristas, plazas satélites, supermercados e hipermercados, cuyos principales actores son los almacenes de cadena.

El mercado al menudeo es cubierto por tiendas rurales y urbanas; los tenderos son, entonces, agentes directos de la mayor importancia en el producto a nivel nacional, que colocan una buena parte del producto al consumidor final. Hay que anotar que una porción del mercado es comercializada a través de la Bolsa Nacional Agropecuaria.

El sistema de apoyo institucional de estos eslabones de la Cadena se expresa en los organismos de vigilancia y control tales como la Superintendencia de Industria y Comercio, las secretarías de salud, departamentales y municipales, las Alcaldías Locales y la Policía.

9.2. A Nivel Internacional

En el extranjero en Estados Unidos la panela se encuentra en los supermercados, siendo los encargados de proponer el producto mediante la presentación en góndola. Los eslabones correspondientes al consumo están compuestos por la demanda del mercado nacional y del mercado externo. Los agentes son los consumidores finales de un público rural y urbano, la industria que usa la panela como insumo para productos alimenticios humanos o animales y los exportadores. Como actores del sistema de apoyo institucional se destacan las Ligas de Consumidores, el Ministerio de Comercio Exterior y Proexport

10.      Diseño de Rutas

Para el diseño de rutas se debe tener en cuenta el sector en donde se encuentra la empresa y donde se encuentran los clientes a los cuales se les enviara el producto, otro factor importante es tener definido el medio de transporte mediante el cual se enviara el producto y en la elección de la ruta se debe seleccionar la más corta o en la que se necesite menos tiempo de recorrido y menos recursos económicos para hacer llegar nuestro producto la panela al cliente

Es importante que se tenga en cuenta la ruta de un tiempo óptimo para las entregas.

Rutas: Teniendo en cuenta los puntos de venta propios que tiene la empresa y el cliente en estados unidos se establece:

R1: Villeta planta de producción - punto de venta Villeta

En esta ruta se puede evidenciar que es una ruta corta ya que  la planta de producción queda en Villeta  y hay un punto de venta  en el mismo municipio, con el cual se busca atender la demanda local que existe en la misma zona de influencia. Esta ruta se caracteriza por qué se puede hacer entrega de una forma oportuna y siempre tendrá un buen nivel de existencias.

R2: Villeta planta de producción - punto de venta Funza

En esta ruta el tiempo que se requiere son 2h 35 minutos, 90,1 km

Por medio de esta ruta se busca atender el mercado del municipio de Bogotá que consume actualmente 20 toneladas de panela, esta es una cifra significativa y la más representativa para el nivel de ventas de la empresa, pero puede haber incrementos en los costos porque de la entraba de Bogotá a la central de abastos pueden demoras por trancones sería viable hacer el envío en horas de la noche para evitar retrasos en la entrega de la mercancía

R4: Villeta planta de producción - agremiación embarque en puerto santa marta – estados unidos.

En esta ruta el tiempo que se requiere son 12 horas 35 minutos, 866 km

Por medio de esta ruta se busca atender el cliente que se tiene en estados unidos, pero como se mencionó anteriormente a través de la agremiación del sector panelero ya que la empresa no tiene la capacidad económica para realizar el envío.  Este cliente consume actualmente 10 toneladas de panela, esta es una cifra moderada, pero el nivel del costo es alto por lo tanto el precio debe ser mayor para asumir costos.

Una vez la panela llegue al puerto del caribe, se enviara con destino a puerto new york estados unidos donde está el cliente de la empresa.