SISTEMA LOGÍSTICO EN EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO

Para esta empresa es muy necesario implementar un sistema logístico definido que pueda dar una mayor efectividad para la entrega del producto hacia el cliente y que también de esta manera se pueda contar con los materiales que se necesita para el funcionamiento de la empresa, el manteniendo, la rentabilidad y el perfecto equilibrio económico de la organización. Por lo tanto es necesario implementar las siguientes actividades.

1.      Identificar la gestión de inventarios

Recursos: Recuso financiero, recurso personal, recurso técnico.

Limitaciones:

·         No tener definidos los niveles de inventarios

·         Un manejo inadecuado de los stocks

·         No hay un sistema para inventarios.

Estrategias:

·         Definir los inventarios según el tipo de producto

·         Forma de hacer los inventarios

·         Elección de un sistema tecnológico para el control de inventarios

Responsables: director logístico, producción.

2.      Identificar la gestión de almacén.

Recursos: Recurso financiero, recurso personal, recurso técnico.

Limitaciones:

·         No uso de formatos para el registro de las salidas y entradas de la mercancía.

·         No hay una recepción responsable.

·         Falta de maquinaria en el trato de las mercancías.

Estrategias:

·         Crear los formatos para la entrada y salida de inventario.

·         Compra de maquinaria para el almacenamiento de la mercancía.

Responsable: Director Logístico

GESTIÓN DE INVENTARIOS

1.      Identificar producto a inventariar:

En esta actividad se está analizando el producto final que es la panela, y para desarrollar este producto se necesita la materia prima, la cual es la caña de azúcar por lo tanto el inventario se realizara de la siguiente manera.

ü  Inventario de materia prima – caña para que funcione como materia prima la caña debe estar cortada y sin hojas, solamente se utiliza el tallo. Guásimo balso y la cal.

ü  Inventario de producto terminado - Panela redonda 500 gr / 1000 gr, Panela cuadrada 500 gr / 1000 gr, Panela pastilla 500 gr / 1000 gr.

ü  Inventario de suministros – papelería, empaques, cajas.

Proceso de producción: La empresa Dulce del Día produce y comercializa panela, a continuación se describe el proceso de productivo de la empresa Dulce del Día, en el cual no  se determina inventario de producto en proceso por que las características físicas de la panela y su preparación no permiten seguir con el proceso de fabricación.

Estrategia:

·         Realizar reuniones entre los departamentos que estarán involucrados en los inventarios como lo es el departamento de contabilidad y departamento de producción. Para determinar el producto y el inventario como se llevara a cabo

·         Descripción de los productos que se encontraran en los inventarios.

Responsable: director logístico, director financiero, director de producción.

2.      Determinar la cantidad a inventariar

Para poder determinar la cantidad a inventariar se debe tener en cuenta que  por cada 100 kg de caña se producen 10 kg de panela, para conocer la cantidad que se va a inventariar se debe analizar  las ventas mensuales que tiene la empresa y fijar la cantidad de materia prima caña  se necesita.

Villeta - 5000 kg - necesidad de materia prima 50000kg de caña

Funza – 5000 kg - necesidad de materia prima 50000 kg

Bogotá – 20800 kg – necesidad de materia prima 208000 kg

Estados unidos – 10000 kg – necesidad de materia prima 100000 kg

Recursos: recurso personal, recurso económico, recurso técnico.

·         Tipo de Inventario a Implementar

El tipo de inventario a implementar en empresa Dulce del día, Se clasifica el inventario Físico para productos terminados, que nos permita atacar las posibles causas que generen diferencias de inventario. Esta  utilidad  básica  es  justamente  la  de informar,  con  la  mayor  precisión  posible,  la  cantidad  de  material  realmente estoqueado.

·         Parámetro Técnico

Se utilizarán cajas de cartón de dimensiones 30 cm alto x 50 cm largo x 25 cm ancho.

En 1 caja caben: 24 unidades de panelas x 1 kg Cuadradas, Redondas y Pastillas

·         Cantidad de Producto a Inventariar según Demanda

	CANTIDAD (Cajas)
Lugares donde se Vende	Panela Redonda	Panela Cuadrada	Panela Pastilla
Villeta	83	83	42
Funza	125	63	21
Bogotá	242	417	208
Estados Unidos	83	208	125
Demanda a cubrir Municipios Villeta, Funza y Bogotá (20%)	125	42	90
Incremento Mercado en Bogotá (5%)	8	14	21
TOTALES (unidades):	667	827	507

Limitaciones:

·         No se cuenta lugar para hacer un inventario.

·         Valores que no son precisos de las variables que se tienen en cuenta para hallarla.

·         No hay definición de los stocks teniendo en cuenta la producción y la demanda.

Estrategia:

·         Alistamiento de forma ordenada la información de los productos de inventarios

·         Análisis de la demanda para la determinación de los stocks necesarios

·         Análisis de la producción para determinar la cantidad adecuada en inventario establecer mínimos y máximos de producción.

·         Información de los puntos de ventas en cuanto al producido en cada mes.

Responsable: Director logístico, director financiero, director administrativo.

3.      Localizar el inventario

      En esta actividad se debe concertar reuniones con el departamento de producción  para la toma de decisión del lugar ideal en el cual funcionara o estarán almacenados, como podemos observar se debe contar con un espacio considerable ya teniendo en cuenta el nivel de ventas mensuales que maneja la empresa 408 toneladas de caña en el inventario de materia prima , igualmente el inventario de materia prima no debe estar muy lejos de la planta de producción para que sea más cómodo y económico producir la panela, se recomienda que sea cerca al molino de producción, esto con el fin de que al momento de la producción de la panela no sea costoso el traslado de la materia prima.

ü  Materia prima: El inventario de la materia prima debe estar ubicado en un salón posterior al molino para poder contar con la disponibilidad de la materia prima.

ü  Producto terminado: El inventario del producto terminado debe encontrarse localizado en el almacén, ya que este producto es de valor para la empresa es el producto principal y se debe trasladar al almacén cuando el producto haya terminado su proceso de fabricación, empaque y embalaje, para que tiempo después este sea despachado y trasladado a la empresa cliente.

ü  Productos de suministro: Su ubicación debe ser en una sección en el almacén en donde se encuentre más cerca a las oficinas administrativas de la empresa.

Recursos: Recurso personal, recurso técnico, recurso económico.

Limitaciones:

·         No contar con el área adecuada para el inventario

·         No hay herramientas para la gestión adecuada del inventario como herramientas tecnológicas

·         No se cuenta con el espacio suficiente para la buena localización del inventario.

Estrategias:

·         Analizar el espacio disponible para la adecuada localización del inventario según su tipo.

·         Observar la planta de producción para determinar la localización de la materia prima la cual es convertida en producto terminado.

·         Distribución adecuada de la planta para la localización exacta del inventario.

Responsables: Director logístico, director administrativo, director financiero.

4.      Optimización del inventario

Para la actividad se debe determinar en reunión con el departamento de contabilidad y finanzas y el departamento de tecnología que herramientas facilitaran la toma de inventarios como la utilización de dispositivos móviles con el sistema MOVILINVENTORY, por medio de este sistema se realizara el manejo de la toma de inventario.

El sistema de valuación de inventario que se manejara es el PEPS que son los primeros en entrar primeros en salir pues se enviara a producción o ventas los materiales o productos que entraron al almacén en primer lugar, esto tiene una ventaja y es que en el balance general el inventario final se valúa a costos actuales 

-       Para la gestión financiera, el inventario sirve de base para la evaluación de los  stocks  cuyos  valores  serán  llevados  al  balance  y  a  la  demostración  de  las utilidades o perdidas.

-       Para la gestión de producción, el inventario informa sobre las disponibilidades para la producción y sirve de base para la determinación de las cantidades a producir, teniendo en cuenta las ventas planeadas.

-       Con las  tarjetas  de control de inventario se  registran  los  movimientos  de  ingresos  y  salidas  de los productos  y  la  obtención  inmediata  de  los  saldos  existentes.  Para  esto  el encargado de almacén  debe  tener  sus  archivos  ordenados  y  actualizados  de  toda  la documentación que origine movimiento de los productos.

-       Al  margen  de  los  actuales  programas  computarizados,  sea  a  través  de  los ingresos (compras) y salidas (ventas), es importante que las tarjetas se continúen llevando, en vista de que estos programas no son tan perfectos.

-       Al  margen  de  los  actuales  programas  computarizados,  sea  a  través  de  los ingresos (compras) y salidas (ventas), es importante que las tarjetas se continúen llevando, en vista de que estos programas no son tan perfectos..

Recursos: Recurso personal, recurso técnico- uso de dispositivo móvil como Tablet, recurso económico.

Limitaciones:

·         No se cuenta con tecnología para el manejo de inventario

·         No se define por parte de la gerencia la tecnología a usar

·         Manejo de inventario de forma arcaica generando demoras.

Estrategias:

·     Implementación de tecnología para la toma y manejo de inventarios preferiblemente las TABLETS ya que son muy dinámicas para trabajar, como sistema se propone manejar con MOVILINVENTORY, este sistema informático es muy completo y puede generar dentro de la empresa el dulce del día.

·    Hacer el manejo de inventarios de la panela y la materia prima por medio del método PEPS primeros en entrar, primeros en salir tiene una ventaja y es que en el balance general el inventario final se valúa a costos actuales.

·      División adecuada de las secciones del inventario ya que por las características de la materia prima no se quiere que afecte al producto terminado.

·         Adecuación del inventario de acuerdo con la producción.

Responsables: Director logístico, director financiero, director administrativo.

GESTIÓN DE ALMACEN

A continuación enunciamos las acciones en cada uno de los procesos de almacenamiento, para lo cual se toma en cuenta los factores de tecnología, personas, infraestructura y procesos. Cabe anotar que estas acciones serán transversales a todas las funciones del almacén.

1.      Proceso de Recepción

·         Se establecerán procedimientos estandarizados que le permita a la empresa implementarlos y reducir los flujos de recepción.

·         Todos los productos que ingresen al almacén deben contar con un registro controlado a cargo de la persona encargada del almacén.

Tecnología

·         Todo el producto terminado debe estar estibado para optimizar el almacenamiento.

·         Se debe utilizar un montacargas para el traslado de las estibas desde producción hasta el punto de recepción.

·         Es necesario Adquirir e implementar un software básico para poder controlar en el sistema los detalles de los ingresos al almacén y que nos permita en cualquier momento realizar una trazabilidad adecuada.

Recurso Humano

·         La persona encargada debe registrar los ingresos al almacén inmediatamente.

·         Restringir el nivel de acción de personas ajenas en el almacén.

·         Definir las funciones de las personas de almacén y se deben delimitarlas con las de otras áreas.

Infraestructura

·         Se tienen varias puertas de ingreso entre el área de producción y el área de almacén, las cuales cuentan con un control adecuado de los flujos de ingresos y salidas de materiales.

Por lo anterior, se puede apreciar que en la recepción del almacén la empresa cuenta con procedimientos claros, un software de control de inventarios, con una máquina y los elementos necesarios para la manipulación de cargas, un personal con suficiente conocimiento de sus funciones. A ello se debe agregar que se cuenta con un control de acceso y controles en las entradas y salidas.

2.      Proceso de Almacenamiento

·         Desarrollar flujos que reduzcan los tiempos de almacenamiento y cumplir con la normatividad exigida en el sector panelero.

·         Desarrollar criterios de clasificación de productos ABC.

·         Implementación de kardex a nivel de sistemas y codificar cada caja de panela que sale de la línea de producción para no perder trazabilidad.

·         Dentro del almacén se encuentra dividido en 4 secciones donde podemos clasificar y separar los productos terminados como buenos de los contaminados o en cuarentena

·         El tipo de inventario a implementar en empresa Dulce del día, es por producto terminado.

·         Se clasifica el inventario en un ABC de productos, para atacar las causas que generan diferencias de inventario.

Tecnología

·         La acomodación e instalación de los productos paneleros terminados en el almacén se ubicaran en Estantería Selectiva. La distribución y altura de las estanterías se determinan en función de las características de los montacargas, de los elementos de almacenamiento y de las dimensiones del local.

·         Se cuenta con equipos montacargas para poder manipular las estibas con cajas de producto terminado

·         Igualmente es necesario implementar la tecnología de rotulación de cajas, de tal manera de rotular el 100% de las cajas y no sólo uno por cada pila de cajas de panelas.

·         Se cuenta con un sistema que tiene las funciones suficientes orientadas a la comercialización y la ubicación de los productos almacenados.

·         Se Plantea la implementación de un inventario ABC de almacenamiento teniendo como criterio la rotación de los productos por cada mes de venta

Recurso Humano

·         Es necesario Mantener equipos monta carga y carretillas hidráulicas manuales para la manipulación de la carga y de esta manera disminuir el costo de contratación de cuadrillas de personal y disminuir los problemas de salud que puedan generar en el cargue de las cajas.

·         Evaluar el perfil necesario a tener en el almacén de acuerdo a las funciones. El personal encargado de los movimientos de las cajas es personal con experiencia.

Infraestructura

·         Delimitar el layout de almacén, de tal manera que se cumpla con las normas del sector panelero, considerando almacenamiento en estantería selectiva, con estibas y el uso de montacargas y carretillas hidráulicas manuales.

·         La bodega de almacén será dividido en cuatro espacios, que se irán construyendo conforme la empresa crezca, mejorando la manera de optimizar el espacio de cada uno.

·         Es necesario Cumplir con las normativas, mediante la implementación de estantes metálicos industriales para el apilamiento de las estibas clasificada por producto.

·         Se debe implementar la colocación de sistemas de inyectores y extractores en el almacén para el control de humedad y temperatura, que permita la conservación del producto terminado.

·         Como parte de un buen almacenamiento se debe colocar sistema de protección como puertas, fumigación periódica (hormigas, insectos) y trampas para roedores.

3.      Proceso de preparación de pedidos

·         Crear procedimientos y estándares de trabajo que agilicen los ingresos de pedidos.

·         Sistematizar la atención de pedidos, mediante órdenes anticipada.

·         Implementar en un sistema el control estricto del FEFO (técnica de gestión de materiales que distribuye los productos en base a su caducidad) según la normatividad del sector

·         Implementar un Balanced Scorecard.

·         Evaluar e implementar recorridos más óptimos para la preparación de pedidos.

Tecnología

·         Se deben tener montacargas para el traslado de las cajas en parihuelas o estibas.

·         Implementación de software básico que soporte las operaciones de preparación de pedidos.

Recurso Humano

·         Se debe contar con el perfil del personal necesario para que pueda soportar el crecimiento del negocio con herramientas tecnológicas y procesos optimizados.

·         Evaluar la posibilidad con empresas especializada en el tema de implementar tecnología de manipulación de cargas.

·         Desarrollar un plan de capacitación al personal para mejorar los procesos y la gestión del almacén.

Infraestructura

·         Evaluar el proceso para poder realizar los pedidos de manera anticipada.

·         Evaluar la posibilidad de tener zonas de preparación de pedidos.

·         Organizar los productos según ABC de rotación de inventarios.

4.      Proceso de Despacho

·         Organizar el almacén teniendo en cuenta un ABC de productos según su rotación.

Tecnología

·         Adquirir un software básico para poder programar los despachos según prioridades y llegada de pedidos.

Recurso Humano

·         Evaluar las funciones y el organigrama actual de la empresa.

·         El despacho es coordinado con la persona encargada. Se carga con monta carga desde el punto de almacenamiento hasta el camión del cliente.

Infraestructura

·         Se cuenta con diversas puertas por las que se puede realizar el despacho y están organizadas en un plan.

Organigrama propuesto para el Almacén de la empresa

Se sugiere que la estructura incluya los siguientes puestos de trabajo:

·         Supervisor o responsable de almacén

·         Auxiliar de almacén de recepción

·         Auxiliar de almacén de despacho de producto terminado en turno día

·         A continuación, se expone cuál sería, finalmente, la estructura del organigrama del almacén de la empresa.

Las funciones de estos puestos serian:

-       Administrar, organizar, dirigir y controlar el almacén

-       Informar sobre el stock disponible en producto terminado a las áreas clientes

-       Controlar y registrar en el sistema de almacén los ingresos de sacos desde el área de producción o compras

-       Controlar y registrar en el sistema las salidas de sacos, producto de la atención de órdenes a clientes

-       Verificar y mantener el stock actualizado, según las ubicaciones del almacén

-       Inspeccionar el estado de los sacos y el orden en el almacén

-       Participar activamente en los inventarios de almacén de producto terminado, generar el indicador de exactitud de inventarios y coordinar los ajustes de inventario con la jefatura del área

-       Informar al asistente comercial el stock disponible en el almacén para la toma decisiones, así como comunicar cuáles son los insumos de mayor rotación para su reposición

-       Elaborar y presentar informe sobre el cumplimiento de objetivos e indicadores

-       Otras funciones encomendadas, que estén relacionadas con su trabajo

Estrategias:

·        Determinación de la adecuada temperatura en la que debe estar almacenada la materia prima.

·        Se debe hacerla distribución de los inventarios y analizar los diferentes tipos de almacenamiento para encontrar cual es el ideal para la empresa.

·        Reuniones con el departamento financiero y contabilidad para determinar la manera más beneficiosa para la empresa.

Responsables: Director logístico, director administrativo, director financiero

5.      Zonificación del almacenamiento del producto

Se selecciona la bodega en la cual va a funcionar el almacén, esta debe ser en alquiler ya que el costo es menor y ofrece más ventajas, tener una de estas en alquiler que tener una propia. Para la bodega que se necesita se buscara una con las siguientes medidas 10m de frente y 30m de fondo, ya que con estas medidas se puede realizar las gestiones normales del almacenamiento.

Para almacenar el producto terminado como la panela se debe dejar reposar después de que se realizó el proceso de producción por lo menos 30 minutos y luego se procederá a llevar el producto al almacén después de haber sido empacado.

Para la debida zonificación del almacén se debe realizar utilizando cintas amarillas de señalización y el pintado en el piso para delimitar las áreas que ocupara cada sección más las divisiones que se deben colocar entre los inventarios.

 Zonificación del Almacén:

Inventario de materia prima		Inventario producto terminado
zona de cargue y descargue
		inventario suministros

Recursos: Recurso personal, recurso técnico, recurso económico

Limitaciones:

·         No se dispone con espacio adecuado para la gestión de almacenamiento

·         Mala distribución del almacén en la planeación.

·         Alto costo del alquiler del almacén en sectores estratégicos.

Estrategias:

·         Elegir el lugar ideal para llevar a cabo el almacenamiento

·         Fijar la división de las secciones del almacén.

·         Análisis de la extensión de la superficie de la bodega para la debida utilización del espacio ya que se debe maximizar este.

·         Determinar el canon de arrendamiento del almacén ya que se debe encontrar la bodega adecuada al precio justo.

Responsables: Director logístico, auxiliar de recepción, departamento de compras.

6.      Utilización de tecnología y herramientas para la gestión de almacén

Para esta actividad como se tiene en cuenta la empresa maneja muy buena cantidad de producto terminado es necesario que para la gestión de almacén se cuente con la maquinaria y herramientas que permitan el buen manejo del almacén optimizando tiempo.

Se necesita:

-       Estibas de madera en donde se almacenara apiladas las panelas cuadradas y redondas.
-   Para la panela en pastilla como su almacenaje es más cuidadoso debe tener estantería para almacenar este producto.

-       Un pequeño montacargas el cual facilitara la gestión del despacho y cargue del producto.

-       Estantería especializada para la acomodación de la panela redonda y cuadrada.

Recursos: Recurso personal, recurso técnico

Limitaciones:

·         La empresa no cuenta con tecnología y herramienta actualizada.

·         Poca capacitación para operar montacargas.

Estrategias:

·         Estudio de las herramientas adecuadas para el almacenamiento como estibas, aparatos de carga.

·         Adquisición de herramientas tecnológicas como lo son montacargas, estibas y computadores para la operación.

·         Optimización del tiempo en la gestión de cargue y descargue

Responsables: Director logístico, director financiero, director administrativo, director de producción.

7.      Conservación del producto

Para esta actividad se de reunir con el director de ventas por qué se debe definir el empaque y como tal la presentación y el número de panelas que deben quedar en el embalaje.

Empaque se debe contar con la siguiente información:

-       Nombre completo del producto.

-       Ingredientes.

-       Marca comercial.

-       Número de lote de producción.

-       Condiciones de conservación.

-       Se utilizarán cajas de cartón de dimensiones 30 cm alto x 50 cm largo x 25 cm ancho.

-       En 1 caja  caben : 24 unidades de panelas x 1 kg Cuadradas, Redondas y Pastillas

Recursos: Recurso técnico, recurso personal

Limitaciones:

·         No hay capacitación al personal para la conservación

·         No hay embalaje en el producto en las diferentes presentaciones

·         Empaque de mala calidad

·         Que el producto no se empaque y no pueda mantener sus condiciones de calidad para el consumidor

Estrategias: Definir el embalaje adecuado para la conservación y almacenamiento del mismo. Y concertar reunión con el director comercial para la definición de empaque y embalaje apropiado para el producto.

Responsables: Director logístico, director comercial.

8.      Control del almacén:

Para el control del almacén de la empresa se deben implementar los controles adecuados para el almacenaje de los alimentos como lo son fumigaciones para el control de los roedores y otros animales que puedan afectar el producto terminado. Teniendo en cuenta la panela se programaran fumigaciones trimestrales por las paredes del almacén y el debido control de plagas.

Otro control que se debe hacer es el de las mermas y faltantes por esta razón se debe ubicar cámaras en la bodega para evitar el robo del producto por parte de funcionarios de la empresa.

El pesaje del producto para control de las mermas se debe hacer siempre que se despache un pedido.

Control de verificación del estado del producto en el embalaje es decir que el embalaje y empaque de la panela no se encuentre roto, averiado.

Se debe implementar el sistema tecnológico para el control de inventarios y que este se comparta con el departamento contable y financiero, el sistema que más se adapta a la empresa es: MOVILINVENTORY ya que este sistema tiene el módulo de control de almacén

Recursos: Recurso técnico como sistemas, planillas virtuales en TABLETS,   recurso persona

Limitaciones:

·         Falta de tecnología para realizar adecuadamente esta gestión.

·         Falta de personal capacitado para el control de del almacén en cuanto al tema averías, pesaje, manipulación y fumigación del almacén.

·         Que el material del embalaje no cumpla con lo requerido y se presenta averías en la presentación de la caja.

·         Que el almacén donde se realiza la gestión se encuentre cercano a focos de proliferación de plagas como basureros, zonas de tolerancia, alcantarillas abiertas, mal estado de la vía, humedad.

Estrategias:

·         Se debe tener especial cuidado en la selección del sector en donde funcionara la planta y el almacén.

·         Implementación del sistema MOVILINVENTORY 

·         Programar y realizar capacitaciones para el personal de almacén

Responsables: Director logístico, director comercial.